Ressourcenmanagement Personal und Finanzen

Die Aufgaben sind die eigenverantwortliche operative Betreuung und strategische Vorbearbeitung für und die Stellvertretung der Fachbereichsreferentin im Tätigkeitsschwerpunkt Finanzen und Stellen/Personal. Dazu gehören vor allem

Ressourcenmanagement Finanzen/Finanzcontrolling

• an Steuerung und Weiterentwicklung eines fachbereichsinternen und fakultätsweiten Finanzmanagements und-controllings mitwirken, u. a. an der Kostenstellen-, PSP- und Organisationsstruktur, an der Budgetierung für die Bibliothek, Tutorien, IT- und Medientechnik sowie die Forschungs- und Nachwuchsförderungsfonds
• Finanzplanung zu den jeweiligen Finanzierungsquellen in Abhängigkeit von der aktuellen Entscheidungslage selbstständig fortschreiben, inkl. Qualität sichern der Daten und Planungen in SAP und TM1
• finanzspezifische Auswertungen und Berichtserstellung in Kooperation mit der Fachbereichsreferentin; Ergebnisse über alle Informationssysteme abgleichen; an der Ermittlung finanzspezifischer und relationaler Kennzahlen mitwirken
• Die Fachbereichsleitung bei der Bewirtschaftungsplanung unterstützen
• Fachbereichsmitglieder zu allen Angelegenheiten des Finanzwesens beraten, z. B. zur Auswertung der automatischen Etatberichte (SharePoint) und zur Übertragbarkeit von Mitteln

Ressourcenmanagement Personal/Personalcontrolling

• Personalkostenplanung und -controlling in Zusammenarbeit mit der Fachbereichsreferentin
  • verfügbare Stellen und Personalkosten aus den verfügbaren Datenquellen prognostizieren (KoPers, SAP, TM1) und mit den IST-Kosten abgleichen
  • Personalübersichten und Hochrechnungen erstellen; Entscheidungsvorschläge zur Berufungs- und Besetzungsplanung in Kooperation mit der Fachbereichsreferentin ableiten; getroffene Entscheidungen umsetzen
  • an der Bewirtschaftung der Stellen, Dienstposten und Arbeitsplätze des Fachbereichs mitwirken
• Einstellungs-, Weiterbeschäftigungs- und Aufstockungsanträge bearbeiten
• Qualität der Daten zu Personal/Personalvorgängen des Fachbereichs sichern und an der Weiterentwicklung und Digitalisierung der personalbezogenen Workflows und Tools (z. B. zur Einstellung) sowie Standardberichte und funktionaler Qualitätssicherungstools auf den Ebenen Fachbereich, Fakultät und Universität mitwirken
• Fachbereichsmitglieder bei Stellenbeschreibungen, Ausnahmeanträgen und Personalentscheidungen sowie bei Einstellungs-, Weiterbeschäftigungs- und Aufstockungsanträgen beraten; die Fachbereichs-Servicestelle v. a. bei Ausschreibungs- und Einstellungsvorgängen vertreten

• Hochschulabschluss (Bachelor oder gleichwertig)

oder

• gleichwertige Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen

Bei den letztgenannten Einstellungsvoraussetzungen erfolgt die Prüfung der gleichwertigen Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen mit der Einstellung.

• möglichst mehrjährige berufliche Erfahrung in Finanz- oder Personalverwaltung
• sehr gute Kenntnisse von Verwaltungsabläufen und den Besonderheiten der Hochschulverwaltung, Entscheidungs- und Organisationsstrukturen, akademische Selbstverwaltung sowie Lehr- und Forschungssituation
• gute Kenntnisse der relevanten rechtlichen Grundlagen und ihrer Anwendungen, u. a. Tarif- und Personalrecht, Befristungsrecht, Haushalts- und Kassenrecht
• Praxis-Kenntnisse des kaufmännischen Rechnungswesens, der Kosten- und Leistungsrechnung und des Controllings
• sehr gute Anwendungskenntnisse relevanter Datenbankanwendungen (SAP, KoPers und IBM Cognos TM1 oder vglb.) sowie der Office-Software und Bereitschaft, sich neue digitale Tools anzueignen
• Übersicht und Einschätzung der anfallenden Tätigkeiten und ihrer Verbindungen in Wirkungsketten (z. B. Personal, Finanzen, Lehrplanung, Flächenbedarfe)
• eigenverantwortliche und selbständige Arbeitsweise, Organisationsgeschick – gepaart mit einer guten Portion Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft
• hohe Sach-, Ziel- und Lösungsorientierung und soziale Kompetenz
• ausgeprägte Dienstleistungsorientierung sowie die Fähigkeit, Informationen adressatengerecht zu formulieren, gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (C1-Level), u. a. um Dienstwege und Verwaltungsvorgänge an internationale Wissenschaftler:innen zu vermitteln

Die Exzellenzuniversität Hamburg gehört zu den forschungsstärksten Wissenschafts- und Bildungseinrichtungen Deutschlands. Durch Forschung und Lehre, Bildung und Wissenstransfer auf höchstem Niveau fördern wir die Entwicklung einer neuen Generation verantwortungsbewusster Weltbürger:innen, die den globalen Herausforderungen unserer Zeit gewachsen ist. Mit unserem Leitmotiv „Innovating and Cooperating for a Sustainable Future“ gestalten wir die Zusammenarbeit mit wissenschaftlichen und außerwissenschaftlichen Partnerinstitutionen in der Metropolregion Hamburg und weltweit. Wir laden Sie ein, Teil unserer Gemeinschaft zu werden, um gemeinsam mit uns einen nachhaltigen und digitalen Wandel für eine dynamische und pluralistische Gesellschaft zu gestalten.

Die FHH fördert die Gleichstellung von Frauen und Männern. Wir fordern Männer gem. § 7 Abs. 1 des Hamburgischen Gleichstellungsgesetzes (HmbGleiG) daher ausdrücklich auf, sich zu bewerben. Sie werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.

Wir begrüßen ausdrücklich die Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund.

Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte behinderte Menschen haben Vorrang vor gesetzlich nicht bevorrechtigten bewerbenden Personen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung.