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Teamassistenz - Angewandte Mathematik

Aufgabengebiet

In einem kleinen Assistenzteam unterstützen Sie die wissenschaftlichen Arbeitsgruppen des Forschungsbereichs Angewandte Mathematik (zzt. 8 Professuren). Bei einem Teil der Aufgaben kooperieren Sie mit anderen Assistenzteams und Professor:innen des Fachbereichs und der zentralen Verwaltung oder dem Studienbüro.

Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:

  • allgemeine Sekretariatsaufgaben
  • Mitarbeiter:innen beim On- und Offboarding unterstützen (Räume, Schlüssel, IT und sonstige Arbeitsmittel); nationale und internationale Gastwissenschaftler:innen betreuen und deren Aufenthalte abrechnen, Honorar-Vereinbarungen vorbereiten
  • Personalvorgänge, v. a. für Tutor:innen und Studierende Hilfskräfte, vorbereiten; Urlaubsansprüche verwalten, Übersichten der Anwesenheiten und Vertretungen erstellen etc.
  • Reisen administrieren: Anreise- und Unterkunftsmöglichkeiten sowie Impf- und Visapflichten recherchieren und nach Rücksprache buchen/veranlassen; mit den Veranstalter:innen von Tagungen und Forschungsaufenthalten kommunizieren und abrechnen; Entsendebescheinigungen, Dienstreiseanzeigen bzw. -anträge und Reisekostenabrechnung unterstützen
  • Veranstaltungen managen: Sitzungen, Kolloquien, Workshops etc. vor- und nachbereiten und abrechnen, z. T. auch internationale Tagungen mit mehreren Hundert Teilnehmer:innen
  • Forschungsanträge, Drittmittelanzeigen und Publikationen unterstützen: u. a. Kalkulationen des Mittelbedarfs, Drittmittel- und Berufungsmittel überwachen; Kommunikation mit und Dokumentation gegenüber Drittmittelgebern in organisatorischen und finanziellen Belangen
  • Webauftritt im CMS Fiona und Einträge in Datenbanken pflegen, z. B. Forschungsinformationssystem FIS
  • Lehrbetrieb und Studierende unterstützen, z. B. Einsicht von Klausuren, Vereinbarung von Prüfungsterminen und andere Abstimmungen mit dem Studienbüro
  • Wissenschaftler:innen bei allen Verwaltungsprozessen und Infrastrukturthemen assistieren, Informationen recherchieren, Layout/grafische Bearbeitung von Aushängen, Skripten, Postern, Publikationen, Gutachten u. a. direkt in der verwendeten Software, z. B. LaTeX, Word

Die oben genannten Tätigkeiten erbringen Sie je nach Kontext in englischer oder deutscher Sprache.

Einstellungsvoraussetzung

  • abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltenden Beruf

oder

  • gleichwertige Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen.

Bei den letztgenannten Einstellungsvoraussetzungen erfolgt die Prüfung der gleichwertigen Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen mit der Einstellung.

Erforderliche Fachkenntnisse und persönliche Fähigkeiten

  • Erfahrungen mit Verwaltungsabläufen, möglichst bereits im wissenschaftlichen Bereich
  • Kenntnisse der Buchhaltung, Erfahrungen in der Abrechnung von (Drittmittel-)Projekten sowie Beschaffung, möglichst bereits in SAP
  • Erfahrungen in der effizienten Gestaltung von Büro-Abläufen und ausgeprägte Organisationsfähigkeiten, um im Netzwerk mit den anderen Assistenzen die vor Ort und im Home-Office zu erbringenden Aufgaben für die verschiedenen Arbeitsgruppen zeitgerecht und vollumfänglich abzudecken
  • sicherer Umgang mit Office-Anwendungen und EDV-Programmen; Bereitschaft, Texte und Formeln in fachspezifischen Tools wie LaTeX zu bearbeiten
  • Kenntnisse und möglichst bereits praktische Erfahrungen im Umgang mit Content-Management-Systemen zur Erstellung und Pflege von Internetseiten
  • Kenntnisse und praktische Erfahrungen mit Eingaben und Datenpflege sowie Recherchen und Auswertungen in Online-Tools und Datenbanken
  • Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Level C1 des Gem. Europ. Referenzrahmens bei Dienstantritt) und Erfahrungen im Umgang mit internationalen Partner:innen und Gäst:innen
  • strukturiertes, genaues und präzises Arbeiten
  • Offenheit für Veränderungen und die Bereitschaft, sich in neue Aufgaben einzuarbeiten
  • Eigenverantwortung und die Fähigkeit auch im Hochbetrieb den Überblick und die gute Arbeitsqualität zu behalten
  • sicheres und freundliches Auftreten, Empathie und Teamgeist, Servicebereitschaft für Mitarbeiter:innen und Studierende

Wir bieten Ihnen

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Sichere Vergütung nach Tarif
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Betriebliche Altersvorsorge
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Flexible Arbeitszeiten
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Möglichkeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
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Mobiles Arbeiten

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Die FHH fördert die Gleichstellung von Frauen und Männern. Wir fordern Männer gem. § 7 Abs. 1 des Hamburgischen Gleichstellungsgesetzes (HmbGleiG) daher ausdrücklich auf, sich zu bewerben. Sie werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.

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Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte behinderte Menschen haben Vorrang vor gesetzlich nicht bevorrechtigten bewerbenden Personen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung.


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