Teamleitung Koordinationsbüro in der techn. Gebäudeinstandhaltung

• Leitung des Teams von derzeit 3 technischen Einkaufenden sowie studierenden Angestellten
  • Unterweisungen von Teammitgliedern gemäß Arbeitssicherheitsverordnung (und weitere) sowie zusammen mit dem Referat 73 Unterweisungen zum Thema Vergaberecht eigenständig durchführen
  • Mitarbeitendengespräche führen, auch unter zur Hilfenahme des Beurteilungswesens der FHH
• übergeordnete Ansprechperson für die Kolleg:innen in den Standorten der Abteilung für sämtliche Fragen zum FHH-Vergaberecht
• SAP-gestütztes Kennzahlensystems erarbeiten, einführen und weiterentwickeln, um Obligos, Abarbeitungsstände sowie Durchlaufzeiten von gemeldeten Störungen und Arbeitsaufträgen zu überwachen
• Jahres- oder Quartalsgespräche mit Dienstleistenden und Lieferant:innen eigenständig planen und durchführen
• Rahmenverträge aktualisieren, Leistungsverzeichnisse erstellen sowie zusammen mit dem Referat 73 Ausschreibungen von neuen übergeordneten Rahmenverträgen durchführen; fundierte Unterstützung bei fachlichen Fragen geben
• an regelmäßigen Austauschgesprächen zwischen dem Referat 73 und dem Koordinationsbüro (KOB) zur Qualitätsverbesserung der vergaberechtlichen Vorgaben und Fragestellungen teilnehmen
• Unterschriftsberechtigung im eigenen Sachgebiet in Höhe von 10.000€ je Einzelauftrag
• Auftragsvergabe von UVgO, VOL und VOB Aufträgen (auch zusätzlicher Leistungen, abweichend vom Rahmenvertrag) inkl. notwendiger Vergabeunterlagen (Vergabevermerk etc.)
• Leistungsverzeichnisse erstellen, Angebote einholen, be- und auswerten sowie nachverhandeln unter zur Hilfenahme eines AVA Programmes
• Einführung eines zentralen Ticket- bzw. eines CAFM-Systems unterstützen, z. B. durch die Ausarbeitung einer Leistungsbeschreibung für die Störungsannahme
• zentrale Störungsannahmestelle etablieren sowie ein Konzept hierzu erarbeiten und umsetzen
• Prozessoptimierungen innerhalb des KOB erarbeiten, insb. unter Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben (FHH-Vergaberecht, Dokumentensicherheit bzw. Archivierungsregeln)
  • Konzepte im Rahmen vorbeugender Instandsetzungsmaßnahmen erarbeiten (z. B. für den Anlagenausfall oder bei Havarien in den jeweiligen Gewerken)
  • Standards in Leistungsverzeichnissen konzeptionell erstellen
• Beschwerdemanagement auf Nutzendenebene (Mitglieder der Universität Hamburg)

• kaufmännischer Hochschulabschluss (Bachelor oder gleichwertig) und technische Zusatzqualifizierung*

oder

• technischer Hochschulabschluss (Bachelor oder gleichwertig) und kaufmännische Zusatzqualifizierung*

oder

• abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltenden Beruf mit mindestens dreijähriger fachbezogener Berufserfahrung

*Die Zusatzqualifikation kann auch durch fachbezogene Berufserfahrung von mindestens 3 Jahren nachgewiesen werden.

• sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel) sowie SAP PM, MM, SRM sowie AVA Programm und allgemeinen Datenbanken
• gründliche, umfassende Fachkenntnisse zur UVgO, VOL und VOB sowie Beschaffungsordnung, zum Vertragsrecht sowie im kaufmännischen Rechnungswesen und Haushaltsrecht (insb. LHO und VV zur LHO)
• Führerschein Klasse B
• Führungserfahrung mit interdisziplinären Teams
• mehrjährige Berufserfahrung in der Instandhaltung von Gebäuden und den dazugehörigen haustechnischen Anlagen sowie Grundkenntnisse der Bautechnik
• gute Kenntnisse der technischen Gebäudeausrüstung und der Elektrotechnik
• mehrjährige Erfahrung in der Ressourceneinsatzplanung
• Durchsetzungsvermögen und Belastbarkeit
• selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
• Team- und Kooperationsfähigkeit bei Besprechungen und Verhandlungen
• strukturierte Arbeitsweise sowie logisches und planerisches Denken
• Gewissenhaftigkeit, Zuverlässigkeit und hohes Maß an sozialen und kommunikativen Kompetenzen

Die Exzellenzuniversität Hamburg gehört zu den forschungsstärksten Wissenschafts- und Bildungseinrichtungen Deutschlands. Durch Forschung und Lehre, Bildung und Wissenstransfer auf höchstem Niveau fördern wir die Entwicklung einer neuen Generation verantwortungsbewusster Weltbürger:innen, die den globalen Herausforderungen unserer Zeit gewachsen ist. Mit unserem Leitmotiv „Innovating and Cooperating for a Sustainable Future“ gestalten wir die Zusammenarbeit mit wissenschaftlichen und außerwissenschaftlichen Partnerinstitutionen in der Metropolregion Hamburg und weltweit. Wir laden Sie ein, Teil unserer Gemeinschaft zu werden, um gemeinsam mit uns einen nachhaltigen und digitalen Wandel für eine dynamische und pluralistische Gesellschaft zu gestalten.

Die FHH fördert die Gleichstellung von Frauen und Männern. Wir fordern Frauen gem. § 7 Abs. 1 des Hamburgischen Gleichstellungsgesetzes (HmbGleiG) daher ausdrücklich auf, sich zu bewerben. Sie werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.

Wir begrüßen ausdrücklich die Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund.

Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte behinderte Menschen haben Vorrang vor gesetzlich nicht bevorrechtigten bewerbenden Personen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung.