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Fremdsprachliche:r Angestellte:r Sekretariat

Aufgabengebiet

Die Stelle ist zwei kooperierenden Arbeitsbereichen zugeordnet (Empirische Bildungsforschung und Didaktik der Mathematik Sekundarstufe), die ein abwechslungsreiches Arbeitsumfeld bieten.

allgemeine Sekretariatsaufgaben:

  • in den Arbeitsbereichen tätige Wissenschaftler:innen im Kontext der Hochschullehre, Forschungs- und Publikationstätigkeit sowie bei administrativen Verwaltungsaufgaben unterstützen (z. B. zentrale Lehrveranstaltungsplanung, Reisekostenabrechnungen)
  • mit Fakultäts- und Präsidialverwaltung sowie verschiedenen externen Organisationen und Behörden kooperieren
  • Online-Systeme für die Lehrorganisation und die Administration pflegen
  • redaktionelle Aufgaben bei der Vorbereitung zur Veröffentlichung von deutsch- und englischsprachigen Präsentationen und Publikationen; hierzu zählt auch die Arbeitsbereich-Homepages pflegen

Personalangelegenheiten:

  • Personaleinstellungen und -weiterbeschäftigungen vor- und nachbereiten
  • studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte einstellen
  • internationale Gastwissenschaftler:innen betreuen sowie Gastrechtverträge vorbereiten

Finanzen:

  • bei der Bewirtschaftung der Budget-Mittel der Arbeitsbereiche mitarbeiten und unterstützen
  • Kostenstellenübersichten mittels SharePoint-Tool erstellen, verwalten und kontrollieren
  • Bedarfsmeldungen unterstützen und durchführen

Drittmittelprojekte:

  • beim Einwerben sowie bei der Bewirtschaftung nationaler und internationaler Drittmittel unterstützen
  • Kontenverwaltung und -kontrolle mittels SharePoint

Die oben genannten Tätigkeiten sind in Englisch, Deutsch und einer weiteren Fremdsprache zu erbringen.

Einstellungsvoraussetzung

  • abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachensekretär:in oder Fremdsprachenkorrespondent:in für die Sprache Englisch sowie eine weitere Fremdsprache

oder

  • gleichwertige Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen.

Bei den letztgenannten Einstellungsvoraussetzungen erfolgt die Prüfung der gleichwertigen Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen mit der Einstellung

Erforderliche Fachkenntnisse und persönliche Fähigkeiten

  • Erfahrungen als Fremdsprachensekretär:in
  • sehr gutes Sprachvermögen in Deutsch und Englisch (Wort und Schrift) sowie Kenntnisse in einer zweiten Fremdsprache (vorzugsweise Französich oder Spanisch)
  • routinierter und sicherer Umgang mit Textverarbeitungs-, Tabellen- und Präsentationsanwendungen (insb. z. B. MS Word, MS Excel, MS PowerPoint) und Literaurverwaltungsprogrammen (EndNote oder Citavi)
  • sicherer Umgang mit Online-Verwaltungssystemen (z. B. SAP, STiNE, Moodle, Fiona o. ä.)
  • Erfahrungen in der Handhabung von Online-Kommunikationssystemen (Zoom o. ä.)
  • gute kaufmännische Kenntnisse, Erfahrung in Büroorganisation und Zeitmanagement
  • Interesse an einem wissenschaftlichen Umfeld und Umgang mit internationalem Publikum
  • Fähigkeit zu selbstständiger, flexibler und proaktiver Verwaltungsarbeit
  • Kontaktfreudigkeit im Umgang mit Mitarbeiter:innen und Studierenden
  • Kommunikations- und Teamfähigkeit, freundliches und sicheres Auftreten
  • Belastbarkeit, insbesondere in zeitkritischen Situationen
  • Interesse an aufgabenspezifischen Aus- und Fortbildungen

Wir bieten Ihnen

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Sichere Vergütung nach Tarif
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Weiterbildungsmöglichkeiten
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Betriebliche Altersvorsorge
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Attraktive Lage
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Flexible Arbeitszeiten
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Möglichkeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
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Gesundheitsmanagement

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Beschäftigten-Laptop

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Mobiles Arbeiten

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Bildungsurlaub

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30 Tage Urlaub/Jahr

Die Exzellenzuniversität Hamburg gehört zu den forschungsstärksten Wissenschafts- und Bildungseinrichtungen Deutschlands. Durch Forschung und Lehre, Bildung und Wissenstransfer auf höchstem Niveau fördern wir die Entwicklung einer neuen Generation verantwortungsbewusster Weltbürger:innen, die den globalen Herausforderungen unserer Zeit gewachsen ist. Mit unserem Leitmotiv „Innovating and Cooperating for a Sustainable Future“ gestalten wir die Zusammenarbeit mit wissenschaftlichen und außerwissenschaftlichen Partnerinstitutionen in der Metropolregion Hamburg und weltweit. Wir laden Sie ein, Teil unserer Gemeinschaft zu werden, um gemeinsam mit uns einen nachhaltigen und digitalen Wandel für eine dynamische und pluralistische Gesellschaft zu gestalten.

Die FHH fördert die Gleichstellung von Frauen und Männern. Wir fordern Männer gem. § 7 Abs. 1 des Hamburgischen Gleichstellungsgesetzes (HmbGleiG) daher ausdrücklich auf, sich zu bewerben. Sie werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.

Wir begrüßen ausdrücklich die Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund.

Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte behinderte Menschen haben Vorrang vor gesetzlich nicht bevorrechtigten bewerbenden Personen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung.


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